По вопросам обложения НДФЛ и страховыми взносами, учета при налогообложении прибыли компенсации работнику стоимости проезда из места командировки в случае, если с разрешения руководителя он остался в месте командировки для проведения ежегодного отпуска

Мнение консультантов.

Согласно статье 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (статья 167 ТК РФ):

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением № 501:

- днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее - последующие сутки (пункт 4);

- фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (пункт 6);

- работникам возмещаются расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководителя организации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ (пункт 9);

- расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии проездных документов, подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (пункт 10);

- работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (пункт 23).

Согласно статьям 106, 107 ТК РФ отпуск - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (статьи 114, 115 ТК РФ).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (статьи 123 ТК РФ).

На основании приведенных норм представители Роструда в Письме от 24.01.2020г. №  ПГ/37456-6-1 отметили:

«положения трудового законодательства не запрещают работодателю направлять работника в служебную командировку, а по ее окончании предоставить ежегодный отпуск без временного промежутка между ними.

При этом следует учесть, что обратно к месту работы работник будет возвращаться уже не из служебной командировки, а из ежегодного оплачиваемого отпуска.

Данное обстоятельство подтверждается в том числе и тем, что дата окончания служебной командировки, указанная в приказе о командировке, и дата обратного билета не совпадают. Кроме того, факт того, что работник возвратился "обратно" из отпуска, а не из командировки, подтверждается и приказом об отпуске.

Поэтому, если время ежегодного отпуска по утвержденному графику выпало на конец пребывания в служебной командировке либо работник написал заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в рамках части четвертой статьи 123 ТК РФ, работодатель не обязан компенсировать работнику стоимость обратного билета. Если же стоимость обратного билета будет компенсирована по решению работодателя, данные суммы нельзя рассматривать как компенсацию командировочных расходов».

Налог на доходы физических лиц.

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (далее по тексту – НДФЛ) учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (пункт 1 статьи 41 НК РФ).

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся,  оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика, уплата в пользу налогоплательщика сберегательных взносов по договорам долгосрочных сбережений в негосударственный пенсионный фонд (подпункт 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ).

При получении налогоплательщиком дохода в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 настоящего Кодекса (пункт 1 статьи 211 НК РФ).

Одновременно на основании пункта 1 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в том числе, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку).

Учитывая тот факт, что при предоставлении отпуска сразу после окончания командировки  возвращение к месту работы работник осуществляет не из служебной командировки, а из ежегодного оплачиваемого отпуска, представители финансового ведомства высказали следующие позиции:

- «имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса» (Письма от 14.02.2022г. №  03-04-06/9883, от 05.10.2022г. № 03-04-05/96040, от от 21.10.2020г. №  03-15-06/91634);

- «с учетом положения статьи 166 Трудового кодекса, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы» (Письмо от 06.12.2019г. №  03-04-06/94974).

При этом если работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, если указанные расходы произведены с разрешения работодателя и для выполнения соответствующего служебного поручения (Письмо Минфина РФ от 03.08.2023г. № 03-03-06/2/72716).

Таким образом, в случае, если работник с разрешения руководителя Банка остался в месте командировки для проведения ежегодного отпуска сразу после выполнения служебного задания, то сумма компенсации стоимости обратного билета образует доход работника в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ.

Страховые взносы.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 ГК РФ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса).

При осуществлении выплат и иных вознаграждений в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества база для исчисления страховых взносов определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 настоящего Кодекса (пункт 7 статьи 421 НК РФ).

Одновременно согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

На основании пункта 2 статьи 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Учитывая тот факт, что при предоставлении отпуска сразу после окончания командировки возвращение к месту работы работник осуществляет не из служебной командировки, а из ежегодного оплачиваемого отпуска, представители налоговой службы в Письме России от 11.05.2018г. №  БС-4-11/8968 разъяснили:

«если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного оплачиваемого отпуска, то оплата обратного билета рассматривается как оплата проезда работника из места проведения отпуска к месту работы. Налоговый кодекс не содержит норм об исключении таких сумм из базы для начисления страховых взносов.

При этом оплата обратного проезда является выплатой, производимой в рамках трудовых отношений.

Учитывая изложенное, по мнению ФНС России, оплата обратного проезда из места командировки после проведения отпуска является объектом обложения страховыми взносами в общеустановленном порядке».

Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина РФ от 06.03.2020г. № 03-04-06/16878.

Таким образом, в случае, если работник с разрешения руководителя Банка остался в месте командировки для проведения ежегодного отпуска сразу после выполнения служебного задания, то сумма компенсации стоимости обратного билета подлежит обложению страховыми взносами.

Налог на прибыль организаций.

При определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций (далее по тексту – налог на прибыль) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (пункты 1, 2 статьи 252 НК РФ).

Расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на:  материальные расходы;  расходы на оплату труда;  суммы начисленной амортизации;  прочие расходы.

В соответствии со статьей 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Учитывая тот факт, что при предоставлении отпуска сразу после окончания командировки  возвращение к месту работы работник осуществляет не из служебной командировки, а из ежегодного оплачиваемого отпуска представители финансового ведомства разъяснили:

- «днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска.

Таким образом, сумму возмещения за билет нельзя учесть в расходах для целей налогообложения по налогу на прибыль, поскольку данные расходы не подлежат возмещению» (Письмо от 20.11.2014г. № 03-03-06/1/58868);

- «в случае, если сотрудник организации остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда сотрудника к постоянному месту работы не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным статьей 252 НК РФ, так как организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки.

Следовательно, налогоплательщик не вправе учесть указанные расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций» (Письма от 30.01.2017г. №  03-03-06/1/4364, от 14.02.2022г. №  03-04-06/9883).

Вместе с тем в Письмах Минфина РФ от 19.07.2021г. № 03-03-06/1/57430, от 21.05.2021г. №  03-03-06/1/38954, от 18.05.2018г. №  03-03-06/1/33512 отмечается, что «выплаты, осуществляемые на основании трудового договора, коллективного договора, локального нормативного акта (положения о порядке оплаты труда), могут учитываться в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли организаций при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что подобные расходы не поименованы в статье 270 НК РФ».

Таким образом, полагаем, что в случае, если работник с разрешения руководителя Банка остался в месте командировки для проведения ежегодного отпуска сразу после выполнения служебного задания, то сумма компенсации стоимости обратного билета может быть учтена в расходах по налогу на прибыль на основании статьи 255 ТК РФ при условии, что указанная выплата предусмотрена действующей в Банке системой оплаты труда. Вместе с тем, такой подход может повлечь для Банка споры с налоговым органом и необходимость отстаивать свою позицию, в том числе в судебном порядке.

Документы и литература.

1.                  НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2.                  ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

3.                  Постановление № 501 – Постановление Правительства РФ от 16.04.2025г. №  501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki