Документы, подтверждающие расходы на перелет сотрудника

Документами, подтверждающими расходы на проезд к месту командировки и обратно, являются:

- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

- распечатанный электронный посадочный талон со штампом о досмотре.

В случае если на распечатанном электронном посадочном талоне отсутствует штамп о досмотре, то Организация вправе запросить у авиакомпании справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию, либо подтвердить факт потребления услуги воздушной перевозки любыми иными документами.

Обоснование:

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Таким образом, при направлении в командировку работодатель обязан возместить сотруднику, в том числе расходы на проезд.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Соовтетственно, командировочные расходы Организации, в частности, расходы на проезд, проживание сотрудников, выплата суточных сотрудникам учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в целях исчисления налога на прибыль.

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов в случае, если эти расходы соответствуют следующим критериям:

- документально подтверждены;

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода;

- отсутствуют в перечне статьи 270 НК РФ.

Абзацем 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ установлено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Как следует из вопроса, сотрудником предоставлены маршрут-квитанция электронного авиабилета и электронный посадочный талон.

В Письме Минфина РФ от 22.11.2021 № 03-03-06/1/94249 указано, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, подтверждающая перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, соответствующая требованиям статьи 252 НК РФ и Закона № 63-ФЗ, а также документы, подтверждающие факт потребления приобретенной услуги.

Аналогичные выводы содержатся в Письмах Минфина РФ от 25.06.2021 № 03-03-07/50225, от 20.01.2022 № 03-03-07/3198.

По вопросу подтверждения в целях налога на прибыль расходов на приобретение электронного авиабилета в Письме Минфина РФ от 20.09.2019 № 03-03-07/72477 даны следующие разъяснения:

«Для целей налога на прибыль организаций расходы должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно пункту 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

При подтверждении для целей налогообложения прибыли организаций расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов об оплате билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов».

Аналогичные выводы содержат Письма Минфина РФ от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640, от 09.09.2019 № 03-03-07/69371, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957 и др.

Таким образом, в рассматриваемом случае, документами, подтверждающими расходы на проезд к месту командировки и обратно, являются:

- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

- распечатанный электронный посадочный талон со штампом о досмотре.

В случае если на распечатанном электронном посадочном талоне отсутствует штамп о досмотре, то Организация вправе запросить у авиакомпании справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию, либо подтвердить факт потребления услуги воздушной перевозки любыми иными документами.

Коллегия Налоговых Консультантов, 15 сентября 2022 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit